2019年12月2日付質問に対する回答(2020年1月)

【質問】
　閉校後も社専ソフィア会が活動継続できるために、以下のご支援を希望します。
　① 専用の事務室と、会議や会員の交流に使用できる場の確保
【回答】
　ご要望に合わせ、事務室と会議室の2室を確保する方向で進めたいと考えています。
　正式な回答は、2021年度までお待ちください。

2021年10月13日付回答

【質問】
　閉校後も社専ソフィア会が活動継続できるために、以下のご支援を希望します。
　①専用の事務室と、会議や会員の交流に使用できる場の確保
【回答】
　2022年3月以降も現事務室（13号館2階）を継続してご使用ください。
　また、会議スペースにつきましては、社専事務センターも残務対応のため現在の事務室で業務を継続しますので事務センターと調整のうえ社専会議室をご使用ください。
　現在、四谷キャンパス内では、社専ソフィア会に限らず様々な事情から再配置が必要になることがあるため、学内の諸調整の中で、将来的に社専ソフィア会事務室も他の建物に移動していただく時期が来る可能性がございますのでご理解いただければ有難く存じます。

2022年1月27日付質問に対する回答(2022年2月)

【質問】
　活動の場として確保いただける事務室・会議室について、以下の通り希望します。
　事務室と会議室の場所や設備について

• 現在の13号館ではなく、卒業生が訪問し易くわかりやすい場所を希望します。
• 来訪者が迷わないよう、構内に案内の掲示を設置してください。
• 事務室と会議室は隣接、または近接していることを希望します。
• 会議室は、20人程度の会合ができる規模のものを希望します。
• 会議室の備品として、人数分の机や椅子の他、施錠できるガラス戸棚、ホワイトボードなどの設置を希望します。
• 事務室、会議室とも本会で鍵の管理ができるようにしてください。

【回答】
　2021年10月13日付でご回答いたしましたとおり、現在、四谷キャンパス内では、社専ソフィア会に限らず様々な事情から再配置が必要になることがあるため、当面は現事務室（13号館2階）を継続してご使用くださいますようお願い申し上げます。なお、学内施設の改修工事等により、別の場所に移動していただく場合があることをご承知おきください。
　今後の学内の諸調整の中で社専ソフィア会の事務室と会議室につきましても移転先を調整させていただきます。また、移転先が決定し次第、構内に案内の掲示を設置する方向で進めてまいります。
　ご理解の程、よろしくお願い申し上げます。

2022年３月質問への回答(2022年４月12日付)

【質問】
　閉校後の「活動の場」の確保に関して
　2019年12月付で、事務室と会議室を確保する方向で進めて頂ける旨ご回答いただきました。その際に「正式な回答は2021年度までお待ちください」とありましたので、2021年度には閉校後の活動の場が決まることを期待しましたが、年度末の現在まで、具体的な内容での回答をいただいていません。そのため、閉校後の活動拠点について心配する意見が、役員や関係者から出されています。
　この件につきまして、当初予定より回答が遅延している理由と、わかる範囲での今後の見通しを、お知らせください。
【回答】
　社専ソフィア会事務室・会議室につきまして

• 現在使用している13号館2階事務室は、13号館2階改修まではそのまま使用できます。
• 13号館の改修時期は未定ですが、2022年度中の実施予定はございません。
• 回答が遅延する理由(場所が定まらない理由)は、以下の要因があげられます。
  ①新たな組織、既存組織改正に伴い、広いスペースを確保しなければならないこと。
  ②老朽化した施設を改修するために改修建物を空にする必要があり、研究室等を仮移転するためのスペースを確保しなければならないこと。
  ③上記①，②を確保するためには、未確定の要素が多く、また、既存施設の移転改修を繰り返し行う必要があり、改修計画の検討に時間を要すること。

2023年4月18日付質問に対する回答（2023年４月27日)

四谷キャンパス内の「活動の場」について、以下の通りお願いいたします。

1. 2019年12月付でご回答いただいた「事務室・会議室確保」の実現を、改めてお願いいたします。
   【回答】前回のご回答と同様となりますが、現在、四谷キャンパス内では、社専ソフィア会に限らず、慢性的な研究室・会議室・教室不足をはじめとする様々な事情から再配置が必要な状況となりますため、当面は現事務室（13号館2階）を継続してご使用くださいますようお願い申し上げます。今後の学内の諸調整の中で動きが生じましたら、あらためてご案内をさせていただきます。
2. 上記１の実現、および13号館２階フロアの改築工事に伴う事務室の他所移転について、今後の見通しをお知らせ下さい。
   　現状はキャンパス内改築工事の都合等やむを得ない部分もあると存じますが、専用の事務室・会議室確保により活動の幅を広げられると期待していましたので、大変残念です。また、このままでは先にご回答いただいた内容が反故にされるのではないかと、不安視する意見が多く出されているため、質問させていただきます。
   【回答】総務局環境整備グループ（本年4月に財務局管財グループより改組）へ確認いたしましたが、現時点においては、13号館2階部分の改修工事は計画・時期も含めて、未定となっております。こちらも計画が決定しだい、ご報告をさせていただきます。
3. 13号館２階の改築工事が当面実施されない場合、同フロアで現在未使用の空室のうち１室を、本会で使用させて頂きたくお願いいたします。
   　社専事務センター閉室後は、備品や資料の保管場所不足、また事務室は３密回避が難しく、会費室は借用手続きに時間を要するため、急な会合や短時間の作業等には不便が生じております。これらを少しでも解消できるようお願いする次第です。
   　なお、改築工事着工の際は、速やかに明け渡しますことをお約束いたします。
   【回答】現在、7号館の改修工事に伴う移転先の選定作業が急務となっており、当該の空室は、その一次待避場所の候補先になっており、ご提供が難しい状況となっております。
   　大学同窓会（ソフィア会）につきましても、学外団体としての取扱いにて、施設予約については所定の手続きを取っていただいており、お手数をお掛けいたしますが、同様のご対応をお願い申し上げます。また、上述の状況より、専用の会議室をご提供できる見通しが現時点では立ちません。